InOrdine è il software innovativo per la gestione documentale aziendale e la conservazione sostitutiva integrato con WH&RE ERP.

InOrdine supporta tutte le attività di gestione della documentazione in azienda: acquisizione, archiviazione, classificazione, ricerca e condivisione in modo semplice e veloce di tutti i documenti aziendali, indipendentemente dal formato.

Gestione documentale

Dotarsi di un sistema di gestione documentale è fondalmentale per salvaguardare il patrimonio informativo aziendale, consentire una condivisione di informazioni fra risorse interne, risparmiare tempo nella ricerca delle informazioni, risparmiare carta e spazio fisico da dedicare ai documenti.
Le principali caratteristiche della soluzione InOrdine per la gestione documentale

Soluzione web senza limiti di utenti

InOrdine è fruibile attraverso il browser senza la necessità di installare il software sul client. InOrdine viene fornito con la possibilità di essere utilizzato senza limiti di utenti.

Ricerca documenti

La ricerca è facile ed intuitiva: inserendo una qualsiasi parola o frase contenuta in uno dei documenti che fanno parte del fascicolo o in una delle informazioni di classificazione, come il numero di protocollo, date di riferimento, argomenti trattati, nominativi dei clienti o fornitori, i documenti saranno resi disponibili in base ai livelli di privilegio legati al ruolo dell’utente. La copia in formato elettronico di ogni singolo documento è resa disponibile per la stampa e per la condivisione all’interno o all’esterno dell’organizzazione.

Acquisizione e classificazione documenti

InOrdine consente di acquisire i documenti tramite scansione, email oppure tramite drag&drop, trascinando l’insieme dei documenti all’interno di uno dei raccoglitori virtuali. InOrdine provvederà poi in maniera automatica ad inserire i documenti nelle cartelle relative in funzione delle regole di classificazione stabilite.

Riconoscimento del contenuto

Il sistema riconosce il contenuto di ogni singolo documento ed è in grado di estrapolare le informazioni necessarie alla loro classificazione, in funzione delle regole impostate. Per le fatture di acquisto ad esempio è possibile individuare ed estrarre i dati necessari alla registrazione contabile; per i documenti di carico si possono individuare le informazioni del corpo del documento ed utilizzarle per l'inserimento dei movimenti di magazzino.

Pubblicazione documenti

InOrdine permette di pubblicare documenti, fatture, DDT, rendiconti provvigionali, cedolini, comunicazioni aziendali attraverso Internet o Intranet in modo semplice, dinamico e sicuro, tramite integrazione al sito web aziendale.

Workflow

Il sistema può essere istruito per avviare segnalazioniu al personale dell’organizzazione al verificarsi di alcuni eventi, come: richieste di offerta, conferme d’ordine, non conformità, ecc. Ogni utente ha a disposizione un’area riservata dove sono elencati i propri compiti. L’assegnatario può ricevere feedback ad ogni variazione di stato del compito che ha assegnato, o riceverne uno alla sua conclusione. Sono disponibili numerosi modelli di Workflow già configurati ed attivabili in funzione delle necessità, ma il sistema consente di creare modelli ad-hoc per rispondere alle singole esigenze dei diversi processi aziendali.

Conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva consente di equiparare, rispettando determinate condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e permette alle aziende di ridurre i costi legati alla stampa, allo stoccaggio, all’archiviazione dei documenti.
InOrdine permette di conservare i documenti in formato digitale rispettando le norme definite dall’AgID. I documenti che si desiderano portare in conservazione sono estratti in lotti di conservazione apponendo la marca temporale e la firma digitale. Le copie dei documenti inviati in conservazione saranno automaticamente convertite in PDF/A ed InOrdine provvederà ad aggiungere ai documenti originali le informazioni dei lotti di conservazione ai quali appartengono.

Firma digitale

La Firma digitale rappresenta l'equivalente informatico della tradizionale firma autografa apposta su carta: garantisce l’identità del sottoscrittore,assicura che il documento non sia stato modificato dopo la sottoscrizione e soprattutto attribuisce piena validità legale al documento.
InOrdine dialoga direttamente con il dispositivo di firma digitale collegato alla propria postazione di lavoro: ogni documento può essere firmato digitalmente, utilizzando un token, una smart-card o un certificato rilasciato da un ente accreditato. E’ possibile apporre la firma ad un singolo documento o, in modo massivo, ad un insieme di documenti selezionati, senza la necessità di trasferirli nel proprio computer.

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