Document Management System: integrazione di WHERE ERP con LegalSolutionDOC®

Informatica Centro ha implementato un modulo di integrazione con la piattaforma digitale di Document Management di 2C Solution (LegalSolutionDOC®) che consente di automatizzare l’archiviazione, la gestione e l'organizzazione dei documenti aziendali (ordini, DDT, fatture, ecc.) sfruttando lo stesso portale di fatturazione elettronica.

La conservazione digitale dei documenti è un processo che si serve di soluzioni informatiche, come previsto dall’art. 44 del CAD, che assicurano il mantenimento del valore giuridico dei documenti e garantiscono la loro autenticità, integrità e leggibilità a lungo termine. LegalSolutionDOC® permette di conservare a norma i documenti aziendali senza pensieri. 2C Solution, infatti, è un ente accreditato AgID per la conservazione digitale a norma.

Con la dematerializzazione è possibile proteggere i documenti dal deterioramento del tempo e da tutti i rischi connessi a un’archiviazione fisica. Sarà possibile anche predisporre delle copie virtuali del documento e definire regole di accesso alla sua visualizzazione per aumentare ancora di più la sicurezza dell’archivio digitale.

Vantaggi della gestione documentale digitale

Organizzazione

Tutti i documenti vengono organizzati automaticamente e in modo ordinato nel database aziendale.

Efficacia

Tutti i documenti e le informazioni sono accessibili e consultabili in modo facile e veloce.

Efficienza

Il flusso dei dati e dei file (fatture elettroniche, pdf, DDT, allegati email ecc.) è ottimizzato; in questo modo verranno migliorate le performance dei flussi di lavoro e la distribuzione delle risorse umane.

Sicurezza

I documenti legali e fiscali sono conservati a norma di legge e in totale sicurezza per 10 anni.

Funzionalità di LegalSolutionDOC®

Fascicolazione

Il DMS di LegalSolutionDOC® consente di organizzare i documenti aziendali in fascicoli individuabili per categoria. Tutti i dati possono essere organizzati per mese, anno, nome cliente, ecc.

Ricerca FULL TEXT

E' possibile trovare documenti grazie a FullText, un motore di ricerca semantica brevettato che consente di ricercare parole o intere frasi da qualunque file archiviato.

Multi device

I contenuti archiviati con LegalSolutionDOC® e le eventuali aggregazioni sono accessibili e consultabili da qualunque dispositivo (desktop, tablet e smartphone), secondo il profilo e il ruolo definiti per ciascun utente.

Piattaforma in cloud

Grazie alla tecnologia in cloud, i documenti aziendali saranno accessibili ovunque da remoto. E' prevista la possibilità di effettuare backup di qualità in grado di compiere diversi salvataggi nel tempo e su spazi diversi dalla sorgente. Al riparo dagli attacchi esterni, i documenti saranno protetti a norma di legge.

Utenti illimitati

Con LegalSolutionDOC® è possibile definire permessi di accesso abbinabili ai singoli utenti, che potranno avere alla consultazione o alla gestione dei documenti. I documenti potranno inoltre essere congelati con una data ben precisa; in questo modo non sono più modificabili a norma di legge.

Controllo dei Log

E' possibile controllare tutte le attività svolte nell'archivio grazie al controllo dei log.

Integrazione di LegalSolutionDOC® con WHERE ERP

Informatica Centro ha implementato specifici connettori che rendono trasparente e continuo il colloquio tra WHERE ERP e la piattaforma digitale di Document Management di 2C Solution (LegalSolutionDOC®).
Dalla toolbar della soluzione gestionale WHERE ERP, tramite apposito bottone, si accede al menù delle funzionalità DMS. In particolare è possibile:

  • Collegarsi direttamente all’HUB di Fatturazione Elettronica per visualizzare e gestire i documenti archiviati
  • Effettuare archiviazione di massa dei documenti
  • Stampare documenti con archiviazione automatica

Principali funzioni

Collegamento all’HUB di Fatturazione Elettronica

Il collegamento avviene direttamente dal gestionale e consente di organizzare, gestire, visualizzare e cancellare tutti i documenti archiviati, di qualsiasi natura.

Archiviazione massiva documenti

Il processo di archiviazione massiva di documenti consente la scansione e successiva archiviazione di documenti diversi in un’unica soluzione.

Registrazione su ERP
Stampa automatica Barcode
Apposizione Barcode su documento
Scansione massiva per associazione barcode/ profilo
Archiviazione automatica documenti

Archiviazione automatica documenti stampati

Tutte le stampe emesse dal gestionale vengono automaticamente archiviati nel sistema di Document Management System, con un risparmio in termini di tempo e di materiale.

Vantaggi principali dell'integrazione

Disponibilità documenti

Disponibilità immediata di tutti i documenti elettronici per tutti gli utenti che ne hanno bisogno

Tracciabilità

Tracciabilità di tutti i documenti archiviati (offerte, DDT, fatture, ecc.)

Riduzione tempi

Abbattimento dei tempi di riproduzione e movimentazione dei documenti

Per saperne di più

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